أفضل طريقة لتنظيم مستنداتك الضريبية، وفقًا للخبراء

لقد اقترب موسم الضرائب، مما يعني أن الوقت قد حان تقريبًا تقديم الإقرار الضريبي الخاص بك — وهي عملية يمكن أن تستغرق الكثير من الوقت والطاقة العقلية. حتى لو قمت بتعيين خبير للمساعدة في إعداد الضرائب الخاصة بك، فأنت لا تزال مسؤولاً لجميع الأشكال المعنية.

يمكنك الاحتفاظ بسجلات فعلية، أو يمكنك اختيار تخزين كل شيء إلكترونيًا لتقليل الفوضى. وفي كلتا الحالتين، بحلول هذا الوقت من العام المقبل، ربما تتمنى لو كنت قد اتخذت الخطوة الإضافية لتنظيم كل هذه المستندات المهمة.

السؤال هو: ما هي أفضل طريقة للحفاظ على جميع الملفات منظمة وسهلة التنقل؟ أدناه، يتحدث الخبراء عن أفضل طريقة لتنظيم النماذج الضريبية الخاصة بك.

أفضل طريقة لتنظيم المستندات الضريبية

• اعتد على جمع وتنظيم مستنداتك على مدار العام.
• إذا كنت تقوم بالتخزين رقميًا، فاستخدم خدمة مستندة إلى السحابة وقم بعمل نسخة احتياطية من ملفاتك.
• أجاد أو إعادة التدوير بعد ثلاث سنوات.

ادخل في روتين، وكن متسقًا.

ربما يكون تقديم إقرار ضريبة الدخل السنوي الخاص بك هو أهم معاملة مالية تقوم بها كل عام، كما يقول مارك ستيبر، كبير مسؤولي المعلومات الضريبية في جاكسون هيويت . ولهذا السبب، من المهم أن تأخذ التفاصيل على محمل الجد. يقول ستيبر: 'لكن هذا لا يبدأ فقط في اليوم الذي تقدم فيه إقرارك الضريبي'. 'يجب أن تكون ممارسة على مدار العام.'

اتبع روتينًا لحفظ وتنظيم المستندات الخاصة بك على مدار العام بدلاً من الانتظار حتى بداية العام الذي تقوم فيه بالتسجيل لتنظيم الأمور. (شيء يجب مراعاته عندما تبدأ في جمع الأشياء لضرائب العام المقبل!) ومهما كان نظام التنظيم الذي تبدأه - سواء كنت تقوم بمسح المستندات ضوئيًا وتنظيمها إلكترونيًا أو الاحتفاظ بجميع الإصدارات الورقية في مظاريف أو صناديق - تأكد من أنه روتين يمكنك الالتزام به .

قسم كل شيء إلى فئات.

تتمثل طريقة Steger في تنظيم المستندات الضريبية في أربع فئات منفصلة: المستندات المتعلقة بالدخل (مثل W-2s من العمل أو 1099s للعقود)، وإيصالات عمليات الشطب المحتملة (بما في ذلك النفقات الطبية، وفوائد الرهن العقاري والضرائب العقارية، و التبرعات الخيرية)، والإقرارات الضريبية للعام الماضي والمعلومات التابعة (بما في ذلك الأحداث المتغيرة للحياة مثل إنجاب طفل)، وأخيرًا، أي شيء لا يندرج بدقة في الآخرين (مثل بيانات توزيع 401K أو العناصر التي لديك أسئلة عنها.)

يقول ستيجر: 'هذه الفئات مفيدة عندما تتحدث مع مسؤول الضرائب الخاص بك حول الاعتمادات والخصومات التي قد تكون مؤهلاً لها بالإضافة إلى أي شيء متعلق بدخلك'.

أنشئ 'منطقة إسقاط' ضريبية.

بينما يوصي ستيبر بقضاء ساعة أو نحو ذلك كل شهر لترتيب ملفاتك الضريبية، فإن هذه العناصر تحتاج إلى مكان تذهب إليه حتى تصل إلى هذه النقطة. ميشيل أوربان، مؤسس البيت المنظم ، توصي بتعيين منطقة إسقاط محددة - ربما سلة أو درج أو مجلد ملفات - لتخزين الضرائب الخاصة بك حتى تتمكن من تنظيمها فعليًا.

لن يحافظ النظام المحدد مسبقًا على منزلك من الفوضى في هذه الأثناء فحسب، بل سيجعل أيضًا عملية التنظيم الفعلية أقل إحباطًا واستهلاكًا للوقت.

اتبع أفضل الممارسات للتنظيم الرقمي.

إن الاحتفاظ بالملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك يمنع إهدار الورق غير الضروري، وبالطبع يمنع الفوضى من منزلك. ولكن إذا كنت تخطط لتنظيم مستنداتك الضريبية رقميًا، فتأكد من اتباع بعض أفضل الممارسات للحفاظ عليها آمنة ومنظمة.

شانون كراوس، مؤسس عش مرتب ، توصي باستخدام خدمة تخزين سحابية مثل Google Drive أو Dropbox حتى لا تحتاج إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك للوصول إلى ملفاتك. وتقول: 'بالإضافة إلى ذلك، فإنه يجعل من السهل المشاركة مع المحاسب الخاص بك، أو إذا كان هناك عدة أشخاص يساهمون في الملفات'.

وبنفس القدر من الأهمية، يضمن النسخ الاحتياطي لملفاتك أنك لن تفقدها في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك. فقط تأكد من تنظيم كل ملف بشكل محدد وواضح كما تفعل في مجلد ورقي. يوصي كراوس بإنشاء مجلدات فرعية لأنواع مختلفة من العناصر الضريبية داخل مجلد رئيسي مصنف حسب السنة الضريبية (واتباع اصطلاح تسمية متسق).

اعرف متى يمكنك التخلص من المستندات.

بشكل عام، يعد الاحتفاظ بالمستندات الضريبية القديمة ممارسة جيدة - ولكنك لا تحتاج إلى الاحتفاظ بها في الملف إلى أجل غير مسمى. يوصي ستيجر دافعي الضرائب بالاحتفاظ بهذه العناصر في متناول اليد لمدة ثلاث سنوات. بعد هذه النقطة، يمكنك تمزيقها أو نقلها إلى سلة إعادة التدوير بجهاز الكمبيوتر الخاص بك.