إنه عام جديد ، وفي جميع أنحاء العالم ، يقطع الناس هذا الوعد القديم لأنفسهم: هذه هي السنة التي أنا فيها أخيرا كن منظمًا . لا مزيد من الغرق في الأعمال الورقية ، ولم تعد طاولة الطعام مليئة بالفواتير والإيصالات - كل هذا يتوقف هذا العام. هل تريد ان تعرف شيء؟ هو - هي علبة تتم. نظام حفظ الملفات البسيط وسهل الاستخدام هو شيء يجب أن يتوفر في كل منزل ، ومن السهل إعداده وصيانته. إليك الطريقة:
الخطوة 1: تقليل الفوضى في المصدر.
في هذه الأيام ، يمكننا اختيار التعامل مع الكثير من ملفاتنا رقميًا ، مما يقلل الحاجة إلى التخزين وصداع الأعمال الورقية. يمكن الاطلاع على كشوف الحسابات البنكية والفواتير عبر الإنترنت ويمكن حفظ الإيصالات على محركات الأقراص الثابتة أو في أرشيفات البريد الإلكتروني الخاصة بنا. إن تقليل عدد النسخ المطبوعة في منزلك يجعل مهمة التعامل معها أسهل بكثير.
معنى الرقم 444
الخطوة الثانية: فرق تسد.
العناصر المتبقية ، تلك التي لا يمكنك أو لا تريد إبعادها عن جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، يجب تصنيفها إلى فئات أساسية. هناك العديد من الطرق للقيام بذلك ، ولكن خياري هو تقسيم بسيط: تلك الأشياء التي لها علاقة بك الصفحة الرئيسية ، وتلك التي لها علاقة أنت . من هناك ، استمر في التقسيم الفرعي لمحتوى قلبك. مثله:
الصفحة الرئيسية
- الضمانات والكتيبات الخاصة بالإلكترونيات والأجهزة
- إيصالات البنود ذات التذاكر الكبيرة
- عروض الأسعار وإيصالات الإصلاحات المنزلية الأخيرة
- نسخة من عقد الإيجار الخاص بك ، إذا كنت مستأجراً
- وثائق التأمين على المنزل
- اتفاقيات الرهن العقاري
- فواتير المرافق
- وثائق السيارة
- شهادات الميلاد والزواج والطلاق وما إلى ذلك.
- وصل الدفع
- جوازات السفر
- وثائق التأمين الصحي
- بطاقات تقرير لأي طفل في الأسرة
- محاضر التعليم
- عائدات الضرائب
- الوصايا
- سجلات طبية
يجب أن تنتقل كل هذه المستندات إلى مجلد ملف مخصص ومسمى بوضوح - لا مشاركة مع الفئات الأخرى! أجد أن استخدام ألوان مختلفة للمنزل والملفات الشخصية مفيد ، ولكن يمكنك ببساطة اختيار تخزينها بشكل منفصل.
الخطوة 3: قم بتخزينه بشكل جيد.
هذا هو المكان الذي تبدأ فيه المتعة (حسنًا ، التسوق). يعتمد مقدار المساحة التي تحتاجها لنظام الملفات الخاص بك كليًا على حجم منزلك وعائلتك ، بالإضافة إلى نمط حياتك. أتعامل مع صندوق ملفات بلاستيكي صغير به عشر مقصورات أو نحو ذلك يتم إلقاؤها في خزانة ، بينما يمتلك والدي خزانة ذات درجين مع ملفات معلقة في مكتب منزلي. بغض النظر عن اختيارك ، تأكد من منح نظامك مساحة صغيرة للنمو.
الخطوة 4: استخدمه.
يبدو واضحًا ، لكن من السهل أن تنسى أن لديك نظامًا عندما يكون بعيدًا عن الأنظار. أجد أن وضع جميع الأوراق الواردة في مكان واحد (حتى لو كان مجرد درج مطبخ) ، وتخصيص جزء من الوقت مرة واحدة شهريًا أو نحو ذلك للتعامل معها ، يعمل بشكل جيد. الهدف هو جعل النظام يعمل من أجلك ، وليس أن يكون عبدًا للإيداع.
الخطوة 5: نظفها.
الآن لديك النظام ، لا تدع ذلك هو - هي يكون الشيء الذي يجذب الغبار ويحتل مساحة. حدد موعدًا سنويًا (شهر يناير منطقي ... فقط قل) لمراجعة ملفاتك ، وانتخابها وتحديثها حيثما أمكن ذلك. تخلص من الكتيبات الخاصة بالأشياء التي لم تعد تمتلكها ، وتخلص من الدفعة الأخيرة من الفواتير أو قسائم الدفع ، وتأكد من أن أي شيء مهم مثل التأمين أو جوازات السفر على وشك الانتهاء.
هل لديك نظام حفظ ملفات منزلي؟ ما هي أفضل النصائح الخاصة بك لإنشاء واستخدام واحد؟
